Представительские расходы

СПОРНЫЕ РАСХОДЫ №9

Позиция специалистов налоговых органов

В  настоящее  время  сформировалось  противоречивое  мнение  по  вопросу  признания представительских расходов в качестве производственных расходов.
С  одной  стороны,  если  иностранные  партнеры  по  бизнесу  приехали  на  переговоры  и контракт  между  ними  и  белорусской  организацией  не  заключен,  то  понесенные  белорусской стороной расходы не относятся к представительским расходам и поэтому не уменьшают налог на прибыль.
В обоснование приводятся ссылки на следующие нормы Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК):
1)  затраты  по  производству  и  реализации  товаров (работ,  услуг),  имущественных  прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК);

2) при налогообложении не учитывают:
– затраты на выполнение организацией или оплату работ (услуг), не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 131 НК);
– расходы на питание, организацию досуга, отдыха, в т.ч. при проведении конференций, переговоров и других аналогичных мероприятий (подп. 1.7-1 п. 1 ст. 131 НК).
Исходя из этого делается вывод: раз контракт не заключен, то указанные расходы нельзя считать связанными с производством и реализацией.
С  другой  стороны,  переговоры  с  партнерами  могут  проводиться  с  целью  установления контактов  по  бизнесу,  чтобы  в  дальнейшем  заключить  контракт,  и  тогда  представительские расходы носят характер производственной направленности.

Позиция экспертов

НК не содержит каких-либо ограничений по отнесению представительских расходов на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, в зависимости от того, заключен контракт на переговорах или нет.
Отсутствует в законодательстве и четкое определение термина «представительские расходы», обязательное для применения. Его можно найти только в отдельных отраслевых указаниях, например:
– представительские расходы – затраты по проведению встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (подп. 3.1 п. 3 ст. 16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций  торговли  и  общественного  питания,  утвержденных  приказом  Минторга  Республики Беларусь от 20.09.2002 № 8);
–  представительские  расходы –  затраты  организации  на  представительские  цели,  а  также  расходы  на  проведение  собраний,  конференций,  семинаров,  коллегий,  совещаний (подп. 27.5.5  п. 27  Методических  рекомендаций  по  прогнозированию,  учету  и  калькулированию себестоимости продукции (товаров, работ, услуг) в промышленных организациях, утвержденных приказом Минпрома Республики Беларусь от 05.06.2015 № 273).
На практике в состав представительских включают расходы:
– на проживание представителей иностранных делегаций;
– транспортное обслуживание;
– услуги переводчиков;
– аренду помещений для проведения переговоров;
– рекламную продукцию;
– культурное обслуживание (поход в театр, на концерт и т.д.);
– прочие (расходы на кофе-паузы, питание и т.д.).
Справочно: затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости – проведением расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК (п. 2 ст. 130 НК).
Чтобы подтвердить понесенные представительские расходы и отнести их на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, белорусская организация должна иметь пакет документов, подтверждающих непосредственную связь расходов с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов. Они могут иметь произвольный вид, но должны содержать обязательные реквизиты:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Данное  требование  вытекает  из  норм  п. 2  ст. 10  Закона  Республики  Беларусь  от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Заключение

Для включения представительских расходов в состав налогооблагаемых затрат организации необходимо иметь:
1) положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов  на  представительские  мероприятия (этот  документ  может  составляться,  если  прием делегаций носит систематический характер);
2) приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц;
3) программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц;
4) смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц;
5) отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц;
6)  прочие  документы,  подтверждающие  факт  совершения  хозяйственной  операции  и производственную направленность этих расходов.