Расходы на автомобильное топливо
СПОРНЫЕ РАСХОДЫ №3
Ситуация. Расходы на топливо уменьшают налог на прибыль при наличии подтверждающих документов
Работник организации направлен в однодневную командировку по территории Республики Беларусь на собственном автомобиле. Договор об использовании личного автомобиля с работником отсутствует. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, приложив чек на приобретение топлива. Приказом руководителя утвержден акт на списание фактически использованного топлива в пределах нормы расхода.
Вправе ли организация отнести на затраты организации сумму использованно- го топлива?
Позиция экспертов
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения.
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
От подоходного налога с физических лиц освобождаются (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК):
– суточные в пределах норм, установленных законодательством;
– все виды предусмотренных законодательными актами компенсаций (за исключением компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику) (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Поскольку расходы на топливо при использовании автомобиля для служебных целей несет организация, а автомобиль может использоваться как для нужд организации, так и в личных целях работника, возникает необходимость подтверждать использование автомобиля работника в служебных целях. В противном случае может возникнуть объект обложения подоходным налогом.
Основание для списания ГСМ на затраты производства – накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (часть вторая п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133). Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку.
Стоимость топлива учитывается при налогообложении только в пределах норм (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК, письмо МНС Республики Беларусь от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль»).
Позиция специалистов налоговых органов
Наличия приказа о направлении работника в командировку, авансового отчета и чека на приобретение топлива недостаточно для подтверждения использования топлива в служебных целях. Документами, подтверждающими использование транспортного средства в служебных целях, могут служить путевые листы либо иные документы, содержащие необходимую информацию.
Справочно: расстояния до населенных пунктов командирования приведены в рекомендуемых нормах расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса Республики Беларусь от 12.04.2012 № 175-Ц. За недостающей информацией следует обращаться в Минтранс, который разработал указанный документ.
Для обоснованного отражения расходов на ГСМ в составе затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо соблюдение следующих условий:
– соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
– документальное подтверждение факта использования транспортного средства для нужд нанимателя;
– наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем (письмо МНС Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632).
Справочно: стоимость топлива, израсходованного сверх норм, установленных в соответствии с законодательством, при налогообложении прибыли не учитывается (пп. 1, 2 ст. 130, подп. 1.7 п. 1
ст. 131 НК).
Заключение
Для отнесения стоимости израсходованного топлива на затраты организации необходимо:
1) заключить с работником договор об использовании личного автомобиля в служебных целях на период командировки;
2) указать в приказе, что работник командируется на личном автомобиле;
3) оформить путевой лист, авансовый отчет и чеки на приобретение топлива.
.jpg)
