Что подлежит инвентаризации

Итоги хозяйственной деятельности бюджетной организации за год подтверждаются инвентаризацией. Такая обязанность установлена ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».
Порядок проведения инвентаризации регулирует Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
Рассмотрим основные аспекты проведения инвентаризации, без выполнения которых ее итоги будут необъективными.

Что подлежит инвентаризации

Активы и обязательства, подлежащие инвентаризации

Инвентаризируемые активы:
– внеоборотные активы: основные средства, нематериальные активы, доходные вложения в материальные ценности, вложения во внеоборотные активы (в т.ч. незавершенное строительство), прочие внеоборотные активы;
– оборотные активы: запасы и затраты (в т.ч. сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия; конструкции и детали; топливо; тара и тарные материалы; запасные части; прочие материалы; материалы, переданные в переработку на сторону; строительные материалы; инвентарь и хозяйственные принадлежности; специальная оснастка и специальная одежда на складе; специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации) и другие активы, животные на выращивании и откорме (в т.ч. молодняк животных), незавершенное производство и полуфабрикаты, расходы на реализацию, готовая продукция и товары для реализации (в т.ч. товары на складах, товары в розничной торговле, тара под товаром и порожняя, покупные изделия, продукция подсобного сельского хозяйства), товары отгруженные, выполненные этапы по незавершенным работам, расходы будущих периодов, прочие запасы и затраты;
– дебиторская задолженность;
– денежные средства;
– финансовые вложения;
– прочие оборотные активы.
Инвентаризируемые обязательства организации:
– долгосрочные кредиты и займы;
– краткосрочные кредиты и займы;
– кредиторская задолженность;
– задолженность перед учредителями;
– прочие виды обязательств (п. 2 Инструкции № 180).

Состав инвентаризируемых товарно-материальных ценностей

Инвентаризации подлежат:
– активы и обязательства организации независимо от их местонахождения;
– активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.) (п. 5 Инструкции № 180).
При этом не имеет значения фактическое местонахождение инвентаризируемых объектов: инвентаризации подлежит все имущество и все обязательства.

Исключением являются следующие случаи:
1) основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), должны быть инвентаризированы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации (п. 40 Инструкции № 180);
2) при инвентаризации основных средств, находящихся на ответственном хранении, аренде, оформляется опись согласно приложению 15 к Инструкции № 180. Один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю;
3) оборотные активы, хранящиеся на складах других организаций, принятые (сданные) на ответственное хранение на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение, заносятся в акты инвентаризации активов согласно приложению 15 к Инструкции № 180 (п. 52 Инструкции № 180);
4) в описях на оборотные активы, переданные в переработку другой организации, указываются:
– наименование перерабатывающей организации;
– наименование актива;
– количество;
– фактическая стоимость по данным учета;
– дата передачи их в переработку.
Рассмотрим порядок инвентаризации в случаях, указанных в пп. 2–4, подробнее. Как указывалось выше, организация должна инвентаризировать активы, в т.ч. ей не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).
Таким образом, непосредственная инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ), переданных в вышеперечисленных случаях иным организациям, осуществляется не собственником, а организацией, у которой на момент инвентаризации данные ТМЦ находятся. Это вызвано в т.ч. и тем фактом, что далеко не во всех случаях инвентаризационную комиссию собственника организация – получатель ТМЦ допустит для инвентаризации (в силу абсолютно разных причин).

На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи (п. 24 Инструкции № 180). На активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), составляются отдельные сличительные ведомости (п. 71 Инструкции № 180).
Заметим, что Инструкция № 180 не обязывает организацию, у которой находятся на хранении оборотные ТМЦ, высылать экземпляр акта (описи) собственнику, но это является логичным с целью сверки данных (по аналогии с тем, как это предусмотрено по арендуемым (находящимся на хранении и т.п.) основным средствам).
В этих случаях схема проведения инвентаризации выглядит следующим образом:
а) когда у организации за балансом числятся ТМЦ, полученные в пользование (аренду, на хранение, в переработку, на комиссию и т.д.), их инвентаризацию проводит данная организация, причем оформляет ее актом инвентаризации активов согласно приложению 15 к Инструкции № 180.
Такой акт составляется в разрезе каждого собственника. При этом оформляется дополнительный экземпляр, который представляется собственнику. На основании данного экземпляра акта и составленного собственного акта (описи) собственник ТМЦ делает вывод о наличии сданных на хранение (в аренду и т.д.) ТМЦ. Если ТМЦ получены организацией на переработку, данные об их наличии у переработчика подтверждаются расчетами количества таких ТМЦ, находящихся в разных стадиях переработки в готовую продукцию;
б) когда организация передала ТМЦ в пользование (аренду, на хранение, в переработку, на комиссию и т.д.), их инвентаризацию проводит организация-получатель. Такие ТМЦ продолжают числиться на балансовом учете у собственника.
Проведенную инвентаризацию организация-получатель оформляет актом инвентаризации активов согласно приложению 15 к Инструкции № 180. Этот акт составляется в разрезе каждого собственника, причем оформляется дополнительный экземпляр, который представляется собственнику. Получив от организации-получателя экземпляр акта инвентаризации, собственник составляет собственный акт (опись) инвентаризации.

Что подлежит проверке в процессе инвентаризации

В ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (в т.ч. неучтенных) путем:
– сопоставления с данными бухгалтерского учета;
– выявления активов и обязательств, частично потерявших свое первоначальное назначение (потребительские свойства) и устаревших морально;
– выявления сверхнормативных и неиспользуемых активов и обязательств с целью их учета и последующей реализации или списания;
– проверки обязательств с целью правильного формирования доходов и расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, а также достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности и др.;
– проверки образования и использования источников собственных средств, средств целевого финансирования и др.
Указанные правила предусмотрены п. 3 Инструкции № 180.
Таким образом, при инвентаризации исследуются 3 составляющие:
1. Наличие активов и обязательств – привычная цель инвентаризации, которая заключается в подтверждении того факта, что учтенные в бухгалтерском учете активы и обязательства в действительности есть:

– ТМЦ находятся в местах их хранения у обозначенных материально ответственных лиц;
– нематериальные активы реальны – имеются правоустанавливающие документы, подтверждающие наличие действующего нематериального актива;
– задолженность реальна, ее признает в аналогичной сумме контрагент и т.д.
Для большинства организаций данная составляющая инвентаризации является, по сути, единственной. Хотя существуют еще 2 составляющие инвентаризации, которые являются не менее важными, особенно вторая.
2. Состояние активов и обязательств – проверка качественных характеристик имеющихся в составе организации активов и обязательств. Такая проверка включает в себя установление соответствия используемых ТМЦ заявленным характеристикам:
– по основным средствам – мощность, производительность, объемные показатели и т.д.;
– по оборотным ТМЦ – годность к использованию в соответствии с назначением, наличие дефектов, непригодных к использованию ТМЦ, в т.ч. в связи с истечением сроков использования и т.д.;
– по обязательствам – наличие сомнительных долгов, взыскание которых по той либо иной причине затруднительно, в т.ч. по которым будет создаваться резерв по сомнительным долгам и т.д.
По активам, оказавшимся на момент инвентаризации непригодными к эксплуатации и не подлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Эти активы в местах хранения размещаются обособленно (п. 25 Инструкции № 180). В описи указываются время ввода в эксплуатацию (завоза), поставщик (если это возможно определить).
Отдельная опись (или дополнительный экземпляр описи) должна представляться в службу, которая уполномочена в организации принимать решение о судьбе непригодных к использованию ТМЦ:
– можно отремонтировать;
– можно реализовать;
– можно отправить в отходы, подлежащие накоплению и сдаче перерабатывающим организациям (лом и отходы, содержащие цветные и черные металлы, драгоценные металлы и драгоценные камни и т.д.);
– можно списать и утилизировать в установленном природоохранным законодательством порядке.
Анализ состояния инвентаризируемых ТМЦ является не менее важной функцией, чем подтверждение их наличия. Ведь если при инвентаризации обнаружен, например, станок, который не пригоден к эксплуатации, то, несмотря на его физическое наличие как ТМЦ, вряд ли можно утверждать, что организация имеет именно станок, а не груду металлолома.
3. Оценка – подтверждение соответствия применяемых в регистрах учета материально ответственных лиц, а также в иной оформляемой документации показателей данным бухгалтерского учета, методикам, принятым в учетной политике, и т.п.
Оценка проводится, как правило, на выборочной основе. Порядок проверки оценки разрабатывает центральная инвентаризационная комиссия.
При проверке оценки анализируются:
– показатели стоимости ТМЦ;
– методики образования и списания резервов, отклонений в стоимости ТМЦ, капитала, иных источников собственных средств организации и т.д.