Каким образом формируется номенклатура дел организации
Бюджетные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов. При необходимости бюджетные организации должны передать накопленные документы в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.
Процедура отбора документов на постоянное и временное хранение нередко вызывает вопросы, ответы на которые вы получите при изучении данного материала.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного срока хранения по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к
передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает 2 процедуры:
1) оформление;
2) описание дел.
Непосредственный отбор документов на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению документов производят работники организации под руководством работника архива.
Важно! Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.
Каким образом формируется номенклатура дел организации
Номенклатура дел бюджетной организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел – основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному со-
ставу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включи-
тельно) – частичному.
Полное оформление предусматривает:
– перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
– нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;
– составление заверительной надписи дела;
– подшивку дела в твердую темную обложку из картона не менее чем в 4 прокола без металлических зажимов или (при объеме дела до 50 листов) переплет с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним.
– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).
