Подготовка документов к передаче в архив: что необходимо знать
В результате реорганизации одно учреждение здравоохранения будет присоединено к другому. Данное решение утверждено приказом комитета по здравоохранению Мингорисполкома.
В соответствии с каким документом передается архив?
При реорганизации организации все архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передают в архив правопреемника.
Передачу дел оформляют актом приема-передачи дел на государственное хранение.
Документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Справочно: требования к порядку передачи документов и дел на хранение при реорганизации организации закреплены в гл. 47 Правил работы архивов в государственных органах, иных организациях, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
При подготовке к передаче в архив дел с приказами по основной деятельности посто- янного срока хранения обнаружилось, что несколько приказов являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 5 лет.
Надо ли их изымать из дела, так как нет необходимости хранить постоянно?
Не обязательно.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируют в отдельные дела. Такое требование предусмотрено в п. 170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). Так как приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам имеют разные сроки хранения, необходимо формировать и хранить дела с указанными документами раздельно.
По общему правилу при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве из дел постоянного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты, так как по окончании делопроизводственного года такие дела расформировывают, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Однако переформирование дел с приказами приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п. 172 Инструкции по делопроизводству и п. 46 Правил работы архивов. Указанный принцип предполагает, что распорядительные документы формируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Соответственно наличие приказов с порядковым регистрационным номером является свидетельством целостности дела.
Если при подготовке дел с приказами по основной деятельности к передаче в архив организации обнаружилось несколько приказов по административно-хозяйственным вопросам, целесообразно их не изымать из дел. В этом случае будет сохранен нумерационный принцип формирования дела с распорядительными документами, а увеличение объема дела, передаваемого для хранения в архиве, будет незначительным.
Важно! Из дел с приказами по основной деятельности можно изъять приказы по административно-хозяйственным вопросам. Это позволит не нарушить принцип проведения экспертизы ценности документов. В таком случае особенности формирования дела должны быть отражены в листе-заверителе дела и справочно-учетных документах архива (описи, историко-архивной справке).
В уставе организации указано полное наименование организации (Лечебно-профилактическое учреждение «Республиканская больница спелеолечения») и сокращенное (учреждение «Республиканская больница спелеолечения»).
Необходимо ли на бланке письма помещать и полное, и сокращенное наименование организации?
Необходимость указания сокращенного наименования на бланке документа организация определяет самостоятельно.
Реквизит «Наименование организации» обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ (п. 41 Инструкции по делопроизводству).
Наименование организации следует указывать в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование может быть указано в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
Важно! Целесообразно указывать сокращенное наименование организации в том случае, если оно является аббревиатурой и значительно меньше по объему. Сокращенное наименование организации – Лечебно-профилактическое учреждение «Республиканская больница спелеолечения» – образовано путем сокращения только организационно-правовой формы. Следовательно, указывать его на бланке нецелесообразно.
Необходимо ли при подготовке документов в архив прошивать и скреплять печатью книгу замечаний и предложений, журнал учета личного приема граждан, журнал регистрации письменных обращений граждан?
Такой необходимости нет.
Действующие нормативно-правовые акты по делопроизводству не содержат требования о необходимости прошивки и заверения печатью журналов регистрации обращений граждан и журналов учета личного приема граждан.
Книга замечаний и предложений выдается республиканским унитарным предприятием «Издательство «Белбланкавыд». Данная информация включается в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. Осуществление дополнительных технических операций по оформлению книги замечаний и предложений нормативными правовыми актами не предусмотрено, поэтому дополнительная ее прошивка или заверение печатью не требуется.
Справочно: порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц регулирует Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786.
Требования к оформлению и ведению книги учета замечаний и предложений предусмотрены в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь».
Существуют ли требования к выбору шрифта при оформлении документов?
Существуют.
При наборе текста с использованием технических средств следует применять гарнитуру шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Текст выравнивается по ширине листа.
В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, документы оформляются по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта – 15 пт. Приведенная норма предусмотрена п. 78 Инструкции по делопроизводству.
В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт (часть вторая п. 79 Инструкции по делопроизводству).
Важно! Вышеизложенные требования распространяются только на организационно-распорядительные документы.
При подготовке дел к сдаче в архив обнаружены документы, которые уже ранее были сданы в архив учреждения.
Каким образом включаются найденные документы в дела? Какие изменения вносятся в лист-заверитель дела?
В данной ситуации обнаруженные документы необходимо включить в дела, к которым они относятся. Их необходимо вложить в дело, максимально закрепив у корешка (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити) или вклеить. Включенные листы должны быть пронумерованы с помощью литерного номера (часть седьмая п. 77 Правил работы архивов).
Изменения в нумерации листов следует отразить в листе-заверителе дела.
В конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела), а старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.
В каком порядке необходимо расположить документы в личном деле работника при передаче в архив?
При заведении личного дела работника последовательность расположения документов должна быть следующая:
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Приведенный порядок установлен п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Госкомархива Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
В случае наличия дополнительных документов, касающихся личного дела работника, последовательность их расположения не регламентирована и может быть следующая:
– декларация о доходах;
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;
– контракт (государственных служащих);
– справка-объективка;
– анкета и др.
В процессе ведения личного дела в него включают такие документы, как:
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и др.
Все документы, включаемые в личное дело после издания приказа о приеме на работу (назначении на должность), располагаются в хронологической последовательности (п. 8 Инструкции № 2).
Соответственно последними документами в личном деле располагаются заявление об увольнении и копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) об увольнении.
Как правильно хранить декларации о доходах и имуществе государственными служащими?
В отдельной обложке.
Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.
Информация о доходах и имуществе обязанных лиц является служебной тайной и в соответствии с законодательством не подлежит разглашению, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства. Данное требование установлено пп. 14–15 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.01.2016 № 19.
Важно! Целесообразность формирования деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке обусловлена требованиями п. 638 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
С учетом изложенного хранение деклараций о доходах и имуществе в отдельной обложке позволяет:
– не передавать их на хранение в государственный архив при передаче туда личных дел;
– ограничить доступ к ним – в случае выдачи личного дела во временное пользование.
Какие документы, формируемые в бюджетной организации, подлежат прошивке?
Документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет.
Все дела, формируемые в организации, подлежат частичному оформлению, которое предполагает наличие документов в отдельной папке и оформление обложки дела с указанием следующих реквизитов:
– наименование вышестоящей организации;
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
– индекс дела по номенклатуре дел;
– заголовок дела;
– срок хранения дела.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предполагает:
– систематизацию документов дела;
– подшивку или переплет дела;
– нумерацию листов в деле;
– при необходимости – составление внутренней описи документов дела;
– заполнение листа-заверителя дела;
– оформление обложки дела.
При полном оформлении на обложке дела указываются следующие реквизиты:
– наименование вышестоящей организации;
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
– индекс дела по номенклатуре дел;
– номер тома (части) дела (если дело состоит из нескольких томов (частей));
– заголовок дела;
– дата (крайние даты) дела;
– количество листов в деле;
– срок хранения дела;
– архивный шифр.
Необходимо ли распечатывать расчетные листки работников для передачи их на хранение в архив бюджетной организации?
Необходимо.
Данный вывод основан на следующих нормах законодательства.
Правила работы архивов предусматривают, что дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации.
Перечень документов, относящийся к документам по личному составу работников, подлежащих передаче в архив организации, включает в себя:
– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
– личные карточки работников;
– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
– личные дела работников;
– невостребованные трудовые книжки.
Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средствами доказывания, свидетельствующими о фактическом заработке. Требование к их хранению в течение 75 лет сохранено (п. 183 Перечня типовых документов).
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет.
Факт получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. подтверж-
дается справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).
В бюджетной организации работник выходит на пенсию.
Какие документы для этого оформляют?
Работник должен подать заявление о назначении пенсии. Заявление подлежит регистрации в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.
В 10-дневный срок со дня поступления заявления должны быть оформлены необходимые для назначения пенсии документы.
Для оформления пенсии необходимо наличие документов, подтверждающих стаж работы и размер заработка работника. В случае отсутствия у нанимателя таких документов за период до введения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования (до 1 января 2003 г.) необходимо запросить их у прежних нанимателей.
В течение 5 рабочих дней со дня поступления заявления о назначении пенсии необходимо представить в органы соцзащиты документ персонифицированного учета – индивидуальные сведения по форме ПУ-3 за текущий год и подготовить представление к назначению пенсии.
В бюджетной организации после проведения проверки вышестоящей организацией в акте было указано, что не соблюдается порядок оформления дел с бухгалтерскими документами.
Как правильно должны быть оформлены дела с бухгалтерскими документами?
Порядок оформления зависит от вида документов и сроков их хранения.
Все заводимые дела подлежат частичному оформлению, которое предполагает оформление обложки дела с указанием установленных реквизитов.
В отношении бухгалтерских документов установлены особые требования к хранению документов бухгалтерского учета и отчетности. Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должны храниться в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, обеспечивая защиту от несанкционированного доступа. Данная норма предусмотрена в ст. 18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».
Первичные учетные документы в бухгалтерии бюджетной организации должны быть сброшюрованы по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов (машинограммы) следует хранить отдельно по каждому разделу учета и соответствующему к нему субсчету (субсчетам). Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Приведенные требования предусмотрены в п. 26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15 (далее – Инструкция № 15).
По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера – накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбирают в хронологическом порядке и брошюруют. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за 2–3 месяца и более в одну папку. На обложке надписывают:
– наименование организации;
– название и порядковый номер папки (дела);
– отчетный период – год и месяц;
– начальный и последний номера мемориальных ордеров;
– количество листов в деле (п. 25 Инструкции № 15).
