Сроки хранения документов: что следует помнить
Какие нормативные документы регламентируют сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности бюджетной организации?
Для всех организаций Республики Беларусь, включая государственные бюджетные организации, обязательны к соблюдению требования по хранению документации, предусмотренные Перечнем типовых документов.Государственные органы, иные государственные организации имеют право разрабатывать и утверждать перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов). При определении сроков хранения документов в организациях, подчиненных какому-либо министерству, эти организации помимо Перечня типовых документов должны руководствоваться соответствующим ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения, утвержденным соответствующим министерством.
При установлении сроков хранения документов следует учитывать, что соответствующие нормы могут содержаться не только в Перечне типовых документов, ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, но и в иных актах законодательства Республики Беларусь.
Бюджетная организация подготовила проект номенклатуры дел на 2017 г.
При заполнении гр. 4 номенклатуры дел возник вопрос: на основании какой графы Перечня типовых документов переносить срок хранения в номенклатуру дел оранизации?
Если бюджетная организация является источником комплектования государственного архива, сроки хранения образующихся в ее деятельности документов определяются на основе гр. 3 Перечня типовых документов.
Если же бюджетная организация не передает документы на постоянное хранение в государственный архив, то сроки хранения определяются на основе гр. 4 Перечня типовых документов.
В бюджетной организации начался процесс научно-технической обработки документов за 2000–2005 гг.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться при исчис- лении сроков хранения документов за указанный период?
В соответствии с нормативными правовыми актами, действующими на момент проведения научно-технической обработки документов.
Данный вывод вытекает из норм ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»: новый нормативный правовой акт имеет бо′льшую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица).
Каков срок хранения приказов об оказании материальной помощи в бюджетной организации?
Для приказов об оказании материальной помощи установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).
Следует также учитывать пояснение к этому сроку, приведенное в гр. 5 Перечня типовых документов, согласно которому приказы (распоряжения, указания), используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), должны храниться 75 лет.
Документы со сроком хранения до 10 лет хранятся на кафедре учреждения образования.
Что с ними делать, если архив учреждения их не принимает, так как они имеют временный срок хранения?
Дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования до момента их уничтожения.
После истечения сроков временного хранения следует провести экспертизу ценности документов. По мере завершения экспертизы составляют акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Данный акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Таким образом, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может быть составлен на дела кафедры.
Справочно: форма акта закреплена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.
Оформленный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассмотрен на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации.
Получить методическую помощь, а также узнать, утверждены и согласованы ли в установленном порядке архивом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, необходимо у заведующего архивом учреждения образования.
Является ли акт о приеме-передаче основных средств первичным учетным документов? Установлен ли для него срок хранения?
Акт о приеме-передаче основных средств является первичным учетным документом согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».
Срок хранения для данного документа – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
Данная норма оговорена п. 177 постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Бюджетная организация в рамках процедуры закупок привлекает подрядчика для выполнения строительно-монтажных работ.
Как правильно хранить документы, образующиеся в процессе проведения процедуры закупки?
Порядок хранения документов по государственным закупкам изложен в ст. 30 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)». В ней указано, что заказчик (организатор) ведет дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет.
Такой же срок закреплен в п. 1019 Перечня типовых документов – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
В это дело должны быть включены справки, извещения, конкурсные документы и др.
