Общие положения
При работе с материальными запасами будем руководствоваться:
– ст. 12 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»;
– Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденными приказом Минфина Республики Беларусь от 11.12.1997 № 59.
К материальным запасам относятся: материалы для учебных (научных) целей (мел, фломастеры, химреактивы, лабораторная посуда), продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы (веники, мыло, порошки, электролампочки, упаковочная ткань, дезифицирующие и моющие средства и т.д.) и канцелярские принадлежности (скрепки, линейки, карандаши, ручки, блокноты, тетради, папки), топливо, горюче-смазочные материалы, корма и фураж, тара (ящики, коробки, бидоны, банки), запасные части к машинам и оборудованию, продукция и изделия подсобных хозяйств, молодняк животных и животные на откорме, материалы длительного использования и на лабораторном испытании, спецоборудование для договорных и научно-исследовательских работ, строительные материалы, оборудование к установке.
Постановка на учет материальных запасов и их сохранность
В целях обеспечения сохранности материалов и правильной постановки учета необходимо обеспечить правильный складской учет. Хранить материалы следует в специально приспособленных помещениях (складах), оснащенных стеллажами, полками, решетками на окнах, весовыми и измерительными приборами, холодильными установками. Порядок размещения ценностей на складе должен обеспечить быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации.
Ответственность за прием, хранение и выдачу материалов возлагается на материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Смена материально ответственных лиц должна сопровождаться проведением инвентаризации складов и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем организации (обычно составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. 401 (приложение 5 к Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180).
Материальные запасы учитываются по фактической стоимости с учетом расходов на их приобретение, хранение, доставку, стоимости услуг товарных бирж, комиссионных и других расходов. Продукты питания, медикаменты и перевязочные средства в образовательных, медицинских организациях, организациях социального обеспечения (где на обслуживании имеется соответствующий контингент) учитываются без учета расходов по доставке. Транспортные расходы в этом случае списываются на фактические расходы по соответствующим статьям бюджетной классификации расходов бюджетов.
Если материалы и продукты питания приобретаются через мелкооптовые базы и магазины, которые предоставляют на данные товары торговую скидку, то на сумму этой скидки также уменьшаются фактические расходы по соответствующим статьям (элементам) бюджетной классификации.
Учет материалов в бухгалтерии ведется по наименованиям, сортам, количеству и сумме в книге количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296 (на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296-а) по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по организациям.
Материально ответственные лица учет материалов на складе ведут в книге складского учета формы М-17 по наименованиям, сортам и количеству.
Бухгалтерия систематически контролирует поступление и расходование материалов, находящихся на складе, а также сверяет свои записи с записями, ведущимися на складе. В книге формы М-17 бухгалтер оставляет запись о произведенной проверке с указанием даты и подписи.
Материалы поступают:
– по накладным от поставщиков;
– актам вследствие ликвидации объектов основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств;
– актам приема-передачи, полученным безвозмездно.
На всех этих документах должна быть подпись материально ответственного лица по приему ценностей на свое ответственное хранение.
