Основные положения
Несмотря на развитие современных технологий в проведении расчетов в безналичном порядке (банковские карты, интернет-платежи, электронные деньги и т.д.), расчеты наличными деньгами занимают значительное место в деятельности любой организации, в т.ч. бюджетной. И это касается не только выплаты заработной платы и пособий работникам, но и осуществления хозяйственных расходов, а также иных платежей.
Осуществление и оформление операций с наличными денежными средствами производится по правилам, установленным:
– Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107);
– Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185.
Кассовые операции – это приходные и расходные операции с наличными деньгами, совершаемые юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, нотариусами, осуществляющими нотариальную деятельность в нотариальных конторах, в нотариальных бюро, работниками нотариальных архивов, адвокатами, осуществляющими адвокатскую деятельность индивидуально, между собой, с банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями и (или) с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями (далее – физические лица), с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег (п. 2 Инструкции № 107).
Мы будем рассматривать кассовые операции в белорусских рублях, поскольку именно они составляют подавляющее большинство операций с наличными денежными средствами у бюджетных организаций. При этом отметим, что принципы осуществления кассовых операций в иностранной валюте, хотя и имеют свои особенности, во многом аналогичны кассовым операциям в белорусских рублях.
Организация работы кассы и основы совершения кассовых операций
Можно выделить следующие основные элементы ведения кассовых операций:
– оприходование в кассу наличных денег;
– соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;
– прием, выдача наличных денег в кассу (из кассы) и оформление кассовых доку-
ментов;
– порядок использования выручки;
– порядок целевого использования наличных денег, полученных из касс банков;
– ведение кассовой книги;
– хранение наличных денег и других ценностей.
Для ведения кассовых операций в организации должен быть назначен кассир, т.е. работник, с которым заключены соответствующий трудовой договор (контракт) и письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Этот работник может также совмещать должность кассира. В случае отсутствия в штатном расписании отдельной должности кассира возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем самостоятельно (п. 65 Инструкции № 107).
Кроме этого, в организации должна быть касса, т.е. помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, кассовых документов (п. 2 Инструкции № 107). Сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка (в банк) обеспечивают руководители организаций (п. 62 Инструкции № 107).
Все наличные деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры по немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа. Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассового оборудования, платежных терминалов или без приходных документов, формы которых установлены законодательством (п. 63 Инструкции № 107).
Перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (при их наличии). В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир немедленно сообщает об этом руководителю организации. Руководитель сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег. Проверка наличия в кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег из кассы организации. По результатам проверки в произвольной форме составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается у организации, третий – отсылается в страховую организацию (при наличии договора страхования), четвертый – направляется в вышестоящую организацию (при ее наличии) (п. 64 Инструкции № 107).
