Порядок приема и выдачи наличных денег

Основными источниками поступления наличных денег в кассу являются денежные средства:
– снятые со счетов в обслуживающем банке на предстоящие расходы;

полненные работы и оказанные услуги;
– полученные от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
– полученные от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги и др.
Все наличные деньги, поступившие в кассу, подлежат оприходованию. Оприходование наличных денег организацией означает документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам, с использованием кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета на конец рабочего дня (смены) либо показаний денежных оборотов в книге кассира (п. 56 Инструкции № 107).
Документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам, другим приходным документам с использованием кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и неучинение кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета либо показаний денежных оборотов в книге кассира в день совершения операции являются несвоевременным оприходованием наличных денег юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем (п. 57 Инструкции № 107).
Если в организацию поступают наличные деньги за реализацию товаров (работ, услуг), то их прием должен осуществляться с использованием кассового оборудования в порядке, определенном постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 «Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр и выпуске в обращение кассового оборудования». В этом же документе приведены случаи, когда выручку от реализации можно принимать без кассового оборудования.
В иных случаях, например, при оприходовании в кассу денег, полученных из банка, организация оформляет приходный кассовый ордер, форма и порядок оформления которого установлен в Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 (далее – Инструкция № 38).
Наличные денежные средства выдаются из касс организаций на следующие цели:
– на выплату средств на оплату труда, алиментов, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий и вознаграждений физическим лицам;
– под отчет на хозяйственные, операционные либо командировочные расходы;
– по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, и другие подобные цели.
Выдача наличных денег из касс организаций производится:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2 (по форме согласно приложению 3 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38);
– платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям), без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 27 Инструкции № 107).

Бюджетные организации в случае наличия у них различных источников поступления денежных средств расходные кассовые документы составляют по каждому источнику в отдельности.
На общую сумму наличных денег, выданных по нескольким платежным ведомостям, допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность (справку, подтверждающую личность), и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Выдача организациями наличных денег своим работникам может производиться при предъявлении удостоверения, выданного организацией, при наличии фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати организации, выдавших удостоверение.
Платежная ведомость выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств с указанием общей суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя наличных денег цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.
Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо в отдельности, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям).
Выдача наличных денег производится кассиром только лицам, указанным в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо в доверенности, при предъявлении документов, определенных в п. 28 Инструкции № 107.
Процедура регистрации приходных и расходных ордеров в журнале предусмотрена п. 49 Инструкции № 107. При этом в настоящее время необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров до передачи их в кассу в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров определяется организацией самостоятельно (т.е. обязательной не является).
Таким образом, процедура выплаты наличных денег по расходным кассовым ордерам включает следующие шаги:
1) расходный кассовый ордер выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств в 1 экземпляре работником бухгалтерии;
2) заполненный расходный кассовый ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо;
3) до поступления в кассу РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях (если организация приняла решение о ведении такого журнала). При выдаче наличных денег по платежной ведомости расходный кассовый ордер оформляется и регистрируется после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости;
4) зарегистрированный расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения;
5) наличные деньги отдельному лицу кассир выдает после предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. При этом кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером соответствующих реквизитов расходного кассового ордера: наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность получателя, кем и когда документ выдан;

6) получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой расписывается в получении денег. При этом возможны варианты:
– если расходный кассовый ордер выписан вручную, то получатель кроме подписи прописью указывает полученную сумму;
– если расходный кассовый ордер оформлен с помощью технических средств, то все реквизиты ордера и сумма получаемых наличных распечатываются, а получатель проставляет только свою подпись;
7) подписанный расходный кассовый ордер получатель передает кассиру;
8) кассир подписывает расходный кассовый ордер.
Платежные ведомости выписываются либо оформляются с помощью технических средств или от руки с указанием итоговой суммы цифрами и прописью:
– в графе напротив фамилии, имени, отчества получателя цифрами проставляется сумма причитающихся к получению денег;
– на титульном (заглавном) листе платежной ведомости должна быть разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или уполномоченных ими лиц с указанием сроков выдачи и суммы прописью.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели должны предъявить документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и собственноручно шариковой ручкой или чернилами расписаться в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости в ней не указываются:
– сумма прописью;
– данные документа, удостоверяющего личность получателя (доверенности).
При оформлении приходных и расходных кассовых ордеров необходимо помнить:
1) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой или чернилами. Подчистки, помарки или исправления (пусть и оговоренные) в этих документах не допускаются;
2) в ордерах обязательно указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;
3) наличные деньги принимаются и выдаются по кассовым ордерам в день их составления. После получения или выдачи денег кассир подписывает ордера;
4) выдача ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещена;
5) выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира в соответствии с законодательством;
6) наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы.
Кроме этого, при получении приходных и расходных кассовых ордеров, а также платежных ведомостей кассир обязан проверить:
– наличие на приходном кассовом ордере подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем;
– наличие на расходном кассовом ордере, платежной ведомости подписей руководителя, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных;
– правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов документа, удостоверяющего личность (справки, подтверждающей личность) получателя;
– наличие прилагаемых документов.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления. Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег (п. 48 Инструкции № 107).