Порядок ведения кассовой книги
Бюджетные организации (в т.ч. занимающиеся в соответствии с учредительными документами деятельностью, приносящей доходы) учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге (п. 54 Инструкции № 107). Ее форма установлена в приложении 3 к Инструкции № 107.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Порядок учинения записей в кассовой книге установлен в п. 52 Инструкции № 107.
Так, каждый лист кассовой книги состоит из неотрывной и отрывной частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем организации, с указанием инициалов и фамилии.
На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).
Записи вносятся в кассовую книгу начиная с лицевой стороны неотрывной части
листа после строки «Остаток на начало дня».
Предварительно лист складывается пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть оказалась подложенной под неотрывную, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.
Внесение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после приема или выдачи наличных денег по каждому документу в отдельности.
Ежедневно в конце рабочего дня (режим рабочего времени определяется в соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Республики Беларусь) кассир:
– подсчитывает итоги операций за день;
– выводит остаток наличных денег по кассе на конец дня;
– передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Отрывная часть листа кассовой книги, являющаяся отчетом кассира, до конца операций за день не отрывается.
В строке «в том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выданных на оплату труда по платежной ведомости.
Записи в кассовой книге ведутся до ее полного использования.
Ведение кассовой книги может осуществляться с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня (п. 55 Инструкции № 107). В этом случае листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется выходная форма «Отчет кассира». Названные выходные формы составляются на конец рабочего дня и имеют одинаковое содержание.
В выходной форме «Вкладной лист кассовой книги», последней за месяц (календарный год), автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за месяц (календарный год).
После получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правильность составления указанных выходных форм, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку в выходной форме «Вкладной лист кассовой книги».
Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Выходная форма «Вкладной лист кассовой книги» брошюруется в хронологическом порядке в течение года и хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года или по мере необходимости общее количество листов за год заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица.
До вступления в силу Инструкции № 107 (т.е. до 1 июля 2011 г.) п. 53 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (утратила силу с 1 июля 2011 г.), было установлено, что организации, финансируемые из бюджета и занимающиеся предпринимательской деятельностью, поступления и выдачи наличных денег по своей деятельности и полученных из бюджета в порядке финансирования учитывают на отдельных листах единой кассовой книги за каждую дату. Инструкция № 107 в настоящее время указанный механизм прямо не устанавливает, однако он не противоречит правилам ведения кассовой книги, изложенным в Инструкции № 107.
