Выдача наличных денег под отчет на предстоящие расходы
Денежные средства под отчет на предстоящие расходы выдаются, как правило, авансом (п. 34 Инструкции № 107). Организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации или лицом, им уполномоченным, включая день выдачи наличных денег под отчет:
– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;
– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения организации;
– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины (БВ), в целом по организации.
Организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размерах, определяемых руководителем организации или лицом, им уполномоченным, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями (в настоящее время согласно п. 69 Инструкции № 107 – в общей сумме не более 100 БВ на протяжении 1 дня).
Выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета по ранее выданным суммам (п. 36 Инструкции № 107). Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции № 107).
Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги (п. 35 Инструкции № 107).
Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются:
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, – при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;
– квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» – в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов;
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий реквизиты, указанные выше, и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, – при оплате товара (работы, услуги) с использованием банковских платежных карточек через кассовое оборудование;
– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, – в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, TV-банкинг, банкомат, инфокиоск);
– проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета, – при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;
– страховой полис;
– счет на оплату гостиницы и кассовый чек, содержащий реквизиты, указанные выше, – при оплате услуги гостиничного обслуживания наличными деньгами;
– счет на оплату гостиницы, кассовый чек, содержащий реквизиты, указанные выше, и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, – при оплате услуги гостиничного обслуживания в безналичном порядке;
– другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством (п. 37 Инструкции № 107).
